Desítky tisíc dokladů a dokumentů, které ročně vyprodukují úředníci státní správy, se budou na rumburské radnici nyní archivovat podle nového systému. To si vyžádala nejen nutnost, ale i změny v zákoně a s tím související změny spisového a skartačního řádu.
„Před několika dny jsme dostavěli novou spisovnu pro stavební úřad, a tím jsme splnili jeho několikaletý požadavek. Zároveň s tím zavádíme i nový systém přípravy archivace spisů ve státním archivu," vysvětluje tajemnice rumburské radnice Dagmar Žáková.
Archivační a skartační řád se řídí přísnými pravidly a u každého dokumentu je určeno, kdy se má předat do archivu a kdy může být skartován. Kontroly ze státního archivu jsou velice nekompromisní a za pochybení mohou udělit úřadu i vysoké pokuty. Prohřeškem je například nevhodné, vlhké či špinavé prostředí pro archivaci dokumentů, jejich špatné uložení nebo zabezpečení, ale i nedodržení skartačních lhůt, ztráta spisu nebo jeho poškození. Proto při budování nové spisovny nestačilo jen vyrobit regály a umístit je do libovolné místnosti. Výstavba spisovny musela splňovat striktní protipožární pravidla a další důležité předpisy.
Novinkou, kterou tajemnice úřadu nyní zavádí, je i to, že pro celý systém archivace dokumentů a spisů vyhradila k prvnímu lednu nového roku jednu vyškolenou pracovnici, která bude mít dodržování tohoto řádu na starosti.
„Zatím to fungovalo tak, že každý vedoucí za archivaci a skartaci materiálů zodpovídal sám. Sám komunikoval se státním archivem, každý tam jezdil pro potřebné spisy sám za sebe. Vzhledem k tomu, že máme jedenáct odborů, a tudíž i jedenáct vedoucích, lze si snadno představit, kolik to je práce, kolik úkonů. Nyní vše bude řešeno centrálně. Vedoucí odborů budou komunikovat pouze s touto pracovnicí a ona bude prostředníkem mezi nimi a státním archivem, bude kontrolovat termíny navrácení jednotlivých spisů a jejich pohyb po úřadě. Bude zodpovídat za dodržování spisového a skartačního řádu. Celý proces se tak zprůhlední, zpřesní a zefektivní," zdůrazňuje Dagmar Žáková. Evidence písemností podle nového spisového a skartačního řádu by měla být zahájena již od nového roku.
